N°19 | décembre 2023
Don d’organes et de tissus, Un lien qui nous unit tous
La e-newsletter de l'Agence de la biomédecine dédiée aux coordinations hospitalières
Développé pour donner un nouvel élan à l’activité et la faire croître, le quatrième Plan prélèvement greffe se déploie depuis plus d’un an avec l’appui de l’ensemble des parties prenantes. Dans ce cadre, les coordinations hospitalières des prélèvements d’organes et de tissus (CHPOT) ont un rôle majeur dans le recensement et le prélèvement d’organes et de tissus. Leur permettre des conditions de fonctionnement optimales et les accompagner grâce à l’audit d’activité est un des axes forts du plan.
« L’activité de recensement et de prélèvement des coordinations est une activité de soin à part entière, la conduite de l’audit doit être l’occasion de prendre conscience qu’il s’agit bien d’une activité qui doit être soutenue par tout l’établissement de santé, et non pas uniquement par la coordination hospitalière » précise le Pr François Kerbaul, directeur DPGOT.
Aujourd’hui, la coordination hospitalière du CHU de Bordeaux revient sur ce temps fort, dans lequel toute l’équipe s’est fortement investie.
L’équipe de la coordination : Christelle Costedoat, Docteur Julien Rogier, Virginie Bigeard (et absents sur la photo : Alexandre Teboul, Vincent Cottenceau, Sébastien Dupuis, Anais Darcq et Nathalie Pallaro)
1. Comment la coordination hospitalière du CHU de Bordeaux s’est préparée à l’audit de l’établissement ?
Julien ROGIER, responsable médical de la coordination du CHU de Bordeaux : Cette préparation s’est déroulée dans un cadre très institutionnel dont nous connaissions déjà le format : nous avions été audité en 2015 et en 2009. Cet exercice demande une préparation très en amont, de près de 8 mois, pour laquelle nous avons mobilisé et eu le soutien de la direction de l’établissement, de la direction du site et de la direction de la Qualité et de la Gestion des Risques (DQGR).
À Bordeaux, pour préparer l’audit, nous avons choisi de nous organiser en binôme : ainsi nous nous sommes répartis les thèmes du référentiel et faisions des points d’étape réguliers. Le « Guide de préparation à l’audit de l’activité de prélèvements multi-organes et tissus » nous a guidés tout au long du processus. En effet, avant le jour J de l’audit, une autoévaluation est nécessaire. Pour ce travail, nous nous sommes basés sur l’audit précédent en ciblant nos actions d’amélioration et avons intégré les nouvelles actions attendues comme par exemple le risque infectieux qui ne faisait pas partie de notre cartographie des risques. À ce sujet, l’audit nous a justement permis de mettre en place des chaînes d’alertes, avec des virologues, des bactériologistes et des mycologues : l’objectif est de faire remonter plus rapidement ces informations aux équipes de greffes via l’Agence de la biomédecine afin de sécuriser les processus de prélèvement.
Le travail d’autoévaluation, qui s’inscrit dans un cercle d’amélioration, est certes assez long, mais il n’a présenté aucune difficulté car nous avons une véritable culture de l’audit !
« Ce travail nous a permis de réévaluer ce que nous faisions, de remettre en question nos pratiques, nos habitudes et de nous améliorer. Là est toute la richesse de l’audit ! », Christelle COSTEDOAT, assistante médicale à la coordination.
2. L’audit est un processus qui comprend plusieurs étapes. Pouvez‑vous revenir sur la visite par les auditeurs ?
Julien : Notre CHU est multisite. Nous travaillons avec huit services de réanimation et plusieurs hôpitaux, ce qui implique un grand nombre de correspondants.
Dans la phase préparatoire à l’audit, il est d’ailleurs demandé d’identifier ces différents interlocuteurs, comme par exemple le responsable du bloc opératoire, le responsable de la réanimation, le cadre référent, etc., pouvant être concernés par l’activité de prélèvement et greffe. Être prêt le jour J signifie aussi préparer au mieux la visite des auditeurs, les accompagner sur les différents sites, leur faire rencontrer les personnes référentes. Cela demande une grosse organisation en termes de planning ! Mais soyons clairs sur les enjeux de l’audit : nous n’attendons pas la visite des auditeurs pour savoir quelles sont nos forces et nos faiblesses. Nous avions beaucoup travaillé par exemple sur l’un de nos points faibles, à savoir le prélèvement de cornées en chambre mortuaire : la remise aux normes de nos salles de prélèvement ainsi que l’hygiène des salles ont été vues à cette occasion.
De manière générale, il n’y a pas eu de surprise quant au choix des auditeurs. Nous nous attendions à la visite des blocs opératoires et des responsables de ces blocs, qui sont un maillon essentiel et souvent problématique dans la chaine du prélèvement et de la greffe. Les auditeurs se sont rendus sur l’ensemble des dépositoires des différents sites.
Autre point à souligner : nous avons fait part d’une problématique qui ne rentrait pas dans les items prévus par l’audit… À Bordeaux, nous ne parvenons pas, pour des raisons d’organisation et de logistique, à réaliser une coronarographie à nos donneurs. Et nous ne sommes certainement pas le seul établissement concerné. Nous avons alors demandé qu’une action d’amélioration sur ce point puisse être intégrée au futur référentiel d’audit.
« Nous n’avions pas d’inquiétude particulière le jour de l’audit. Cette date butoir est un challenge : celui de montrer le meilleur de ce que l’on peut produire et d’amener l’ensemble des équipes à travailler en collaboration avec nous sur les attentes et les demandes de l’Agence de la biomédecine », Pierre Largeteau, infirmier de coordination de prélèvement d’organes et de tissus.
3. Quels enseignements en tirez‑vous ? Auriez-vous des recommandations à donner ?
Trois points nous paraissent essentiels. L’audit nous a permis de présenter l’activité prélèvement à toute la communauté médicale de l’établissement. Une occasion pour remettre notre rôle en lumière et rouvrir le chapitre de l’importance de nos actions, de nos activités et de notre veille sanitaire, qui parfois peut être perçue comme un peu intrusive.
Ensuite, l’audit est aussi une opportunité d’une meilleure collaboration entre les différentes activités et directions de l’établissement.
Enfin, et ce serait un conseil que nous pourrions donner aux CHPOT qui vont prochainement être auditées, le travail en binôme est un avantage, notamment pour diviser les tâches. C’est ce que nous avons fait, en nous répartissant les thèmes du référentiel mais également en se fixant des échéances, bien en amont, avec des dates butoirs par référence. Au final, le bilan est très positif grâce à un travail de qualité, d’organisation et d’investissement de chacun.
L’équipe s’attache désormais au suivi du plan d’actions : l’audit ne s’arrête avec la visite des auditeurs, c’est un processus dynamique qui soutient durablement l’activité des équipes de coordination.
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pour toutes remarques